Чтобы понять куда именно я потратил свое личное время и рабочее время за 6 240 часов

10 выводов после 18 месяцев учёта личного времени и рабочего времени

Рассказывать я буду несколько историй длившихся на протяжении 1,5 лет. Они меня привели к тому, чтобы иметь намерения вести учёт времени целых 18 месяцев лёгкого и с удовольствием. Это 6 250 дисциплинированно записанных часов. Задача не из легких, если нет большого смысла для этого.

Познакомимся. Меня зовут Тимур Гильманов
(фото мое в заголовке статьи) и я основатель компании по оцифровке бизнесов Моя стратегия. В работе мы приходим в бизнесы и делаем разными способами так, что все цифры бизнеса максимально автоматически собираются из разных источников в один.

Результат работы, как на картинке >

Внедряем. Консультируем. Даем специалистов в аренду

Компании мы оцифровываем, а вот себя я лично не оцифровывал на момент 2021 года.
И не собирался, если бы не несколько событий в моей жизни. Вот как раз и стоит поделиться и мне практикой учёта, выводами из этого процесса и применением выводов их своей рабочей и личной деятельности.

Чтобы показать еще один из примеров, как можно подойти к этому вопросу, чтобы был толк. В целом то, я и сам далеко не с первого раза стал изучать то, куда я трачу свое время. Так как всегда не хватало дисциплины и значимости продолжать это делать долго. 1-2 месяца и все - бросал. В течение лет 5 я пробовал, слушая советы из интернета, специалистов, но так и не приживались привычки.

А мне, на тот момент, казалось же, что так важно считать своё время. Ведь я буду все знать. И пробовал же учитывать его, но так и не "преисполнялся знаниями". Бросал.

Помните сцену из первой части Матрицы, когда Нео пришел к Пифии и она ему сказала, чтобы он посмотрел наверх сзади себя ? Там было написано «Познай себя».

Зачем делюсь опытом?

ПЕРВОЕ СОБЫТИЕ:

На этот момент я обратил на эту сцену внимание, когда в середине 2021 года пересматривал Матрицу. Хотя, ранее этого момента
не замечал, сейчас же - заметил. И заметил потому что на тот момент времени расстался с девушкой, с которой был 2,5 года в отношениях
и мысли, в которых я переваривал свой опыт проведённый с ней, активно варились в моей голове. В том числе и о том, а понимаю
ли я вообще что хочу?

Мой наставник по бизнесу в Ростовском IT акселераторе. На момент августа 2021 года у меня было 5 проектов и 2 обучения. Я разрывался и не знал на чем сфокусироваться. На все мои дела и он смотрел скептически. А после очередного не сделанного мной задания в IT акселераторе он спросил:

Так, а куда ты тратишь все-таки время своё? У тебя 5 проектов, 2 обучения, а в чем смысл этого то?

Фактически, с этого вопроса, учет своего времени и начался мной исследоваться. Написал я в ФБ о том, что почитать "про учёт времени" и мне посоветовали много чего. А в том числе и книгу Д.Гранина "Эта странная жизнь". Там про советского учёного, доктора биологических наук, который 50 лет считал все своё время.

ВТОРОЕ СОБЫТИЕ:

Работа (любые задачи
в делах) - 761 ч 56 мин

Ведение Инстаграмм
и ВК (В 2023 я перенёс это в группу работа) -
38 ч 04 мин

Личные дела (любые не рабочие задачи) -
257 ч 34 мин

Обучение
(Курсы, тренинги и тп.)

Чтение (книги, статьи и тп.)

Перекус (готовка и сам приём пиши)

Мечтания (время, когда я представляю будущее)

Молитва, общение с Богом (время, когда я молюсь и тп.)

Тренировки (тут спорт, пробежки и тп.)

Планирование (время, когда я пишу планы на конкретный срок времени)

Когда смотрел на эти группы, мне ничего не было попятно по отдельности. Ну вот потратил я на работу 762 часа и что теперь? Личных дел было 257 часов и что ? Но когда я стал сравнивать эти цифры друг между другом, в динамике и по отношению к другим 2 параметрам, то стал делать хоть какие-то выводы из потраченного времени.

1 параметр - мое самочувствие, усталость или легкость в процессе дел.

2 параметр - результат, который я получал при делании одного или другого. В моем случае как предпринимателя - это общий доход компании помесячно.

Самый ключевой вывод, который я сделал в 2021 году - это то, что я при максимальном стремлении много работать, усталости от этого, но дисциплине мог работать в среднем 7 ч 40 минут в день при 6 днях работы в неделю. И даже, если я работал по 10-13 часов, то через 2-3 недели такого графика наступал период, когда я больше 2-4 часов не мог что-то делать. Усталость копилась.

Так, я стал понимать пределы своих способностей и их реальность. И в январе 2022 года первый раз написал план
по работе на год, который был по времени не более чем 7 часов 40 минут работы в 6 рабочих дней за 1 неделю. 2433 часов. Но потом я намеренно отнял 333 часа, которые хотел тогда посвятить отдыху в течение 2 месяцев.
И заложил 2100 чаосв на работу.

Таким образом, у меня только в начале 2022 года появился подход к планированию года, где я все, что хотел бы достигнуть за год укладывать в часы времени, которые мне отведены. И то, как именно достигать своих хотелок я начал писать исходя из отведённого мне времени и моих физических способностей. Это оказалось лучшим моим решением, которое меня сильно успокоило в попытках успеть все, усмерило в объёме задач на год и я просто начал работать эффективней и с умом тратя себе отведённое время. Важно понимать, что хотеть меньше что-то я не стал, я стал искать пути достижения целей в рамках своих временных фактов.

Еще один вывод я сделал о времени и его смысле, которое я трачу на работу. В какие направления работы и по отношению к чему и кому именно. Тут уже стоит раскрыть смысл категорий и то, как я учитываю именно рабочее время у себя.

Во-первых: в бизнесе есть ключевые функции, из них складывается компания, ее развитие
и коммуникации бизнеса с клиентом и командой: маркетинг, продажи, финансы, продукт, качество, рекомендации. Дополнительно HH отдел и другие штуки, но этого на схеме нет. Кому интересно, то можно узнать тут почему именно так.

Поэтому, что-то делая, я отмечаю в какой функции что именно я делал. Кстати, понятие цепочка впечатления -
это моя научная разработка, которую уже 4 год применяю в практике управления, консультирования бизнеса и его оцифровки. Работает как часы.

Во-вторых: влиять на результат в бизнесе могу или я сам или команда. А я могу обучать команду, чтобы она делала результат.

В-третьих: именно у меня на момент 2021 года было много направлений / компаний и я отмечал каждую рабочую задачу в конкретном направлении дел.

И по итогу года смотрел в % сколько внимания куда уделял и сравнивал с результатом по доходу в бизнесах.

И последний вывод о трате времени на работу - сколько времени я трачу на каждого человека в команде и какой от этого толк? Об этом напишу ниже. Читайте дальше

Начался 2021 год. 4 месяца записываний времени, придумал логику и план на 2022 год. И по окончанию 2022 года решил сравнить ПЛАН / ФАКТ и закономерности.

Вот тут я сделал еще больше выводов о себе и времени. Логику фиксирования времени в течение года не менял, от этого рассказываю только выводы.

Всего зафиксировал 4837 ч 30 мин времени в 5500 задачах за 2022 год.

И первое, что меня удивило, так это то, что запланированное время на работу я перевыполнил на 137,26% и это было сделано при условиях ситуаций в мире 2022 года.

Потому что причин работать в 2-е больше было достаточно. А это значит, для меня, что выводы о том, что я могу работать в день не более 7 часов 40 минут в среднем - сделал верные. Даже получилось в день работать по 9 часов 26 минут. Это много конечно, но суть не в этом. Важно, что даже на протяжении года тенденция сохранилась.

Следующим важным выводом для меня было наблюдение того, как я себя чувствую в спокойствии и неспокойствии, что я делаю, как много и куда трачу личное и рабочее время.

Чтобы делать выводы из потраченного времени понял, что неплохо бы понимать в какое время и какие были ключевые эмоциональные события года и как они влияли на вас и вашу трату времени. Они сильно определют ваше состояние, а оно определяет то, куда вы и сколько будете тратить времени.

В моем случае год был наполнен событиями. Каждый месяц что-то происходило. Мне это помогло еще больше себя понять. Например, меня именно эти события подталкивали еще больше работать. То, чтобы выздороветь,
то чтобы не потерять компании и тд.

Было еще одно ключевое эмоциональное событие, которое я для себя создал сам. Это перемены в рационе питания. В августе 2022 года, после продажи студии бьюти, я решил максимально сократить употребление мяса, сладкого, мучного, молочку, кофе, чай в своем рационе и посмотреть на себя, как я буду себя вести в таких условиях.

Решение принял, стал придерживаться, а выводы стал делать в ноябре 2022. А для себя заметил, что я по ощущениям каждый день, каждого месяца в течении года выкладывался на максимум. НО оказалось, что по фактически потраченному времени я стал работать на 30% меньше. Более того, когда захотел в ноябре догнать показатели мая - не смог.

Из-за этого я и стал рассуждать о причинах того, что я не могу как ни старался работать больше. И понял, что фактически начиная
с января из-за каждого события я сильно нервничал и, чтобы справиться, ел "тоннами" сладкое и тп еду. Это и давало мне силы. Допинг. И на нем я работатл как не в себя.

Но, как только я стал жить без этого "допинга", то я сам способен работать на порядок меньше, чем на "шоколадно-тортовом топливе".

Из-за этого пошел проконсультироваться с нутрициологами и они подсказали, что работоспособность
со вмеренем вернется, когда организм привыкнет к другому питанию. Так и вышло, в декаре я уже работал
как раньше, чувствовал себя гораздо спокойнее и при этом результаты командой мы показали самые высокие.

2022

Но я, конечно не все время смог записывать, так как его в году 8760 часов, а я записал только 4835 часов. Остальные часы нашел в айфоне - приложении сон. А остальные - отнял разницу. И в итоге получалось, что спал я 30% времени, работал и учился - 31,8% и личные дела заняли - 38,2%. Что среднестатистически у многих.

А вот в работе получилось понять, изучив куда я трачу рабочее время, какой именно получаю результат и как дальше влиять на результат и его планировать.

А точнее, на этом этапе компании, мое личное время вложенное в маркетинг и продажи почти напрямую влияет на рост дохода компании. Это мне не нравится и это повод изменить ситуацию и тут.

Так как, когда я как управленец не могу организовать компанию, которая работает и растет только от объема моего внимания, то это не норм.

На фото показал кареляцию потраченного вемени на маркетинг и продажи с ростом дохода >

Дополнительно понял результат того, сколько времени, и в каких потратил людей, какие это дало результаты и что дальше продолжить делать. А так же понял, сколько может уходить времени на то, чтобы воспитать одного сотрудника конкретной функции в компании и планировать найм и обучение более реалистично. Об этом думаю написать отдельную статью.

Готовность к незапланированным событиям подсмотрел у Насим Талеба в книге «Чёрный лебедь».
Он пишет:

«Сопротивление случайности – абстрактная идея, поскольку она логически контрпродуктивна, а невозможность увидеть ее реализацию запутывает еще больше».

Продолжаем:

3. Одной программы Toggle недостаточно. Чтобы под разными разрезами смотреть потраченное время. У меня это работает в связке Toggle + Гугл таблицы. Я для этого даже написал интеграцию и данные сейчас попадают автоматически.

4. Учет времени поможет в будущем точнее планировать объективнее, реалистичнее, меньше нервничать и понимать на что вы способны и это можно спланировать, а что будет уже глупо и неразумно.

5. Чем детальнее у вас учет делится на группы и подгруппы, тем детальнее вы сможете находить закономерности и в потраченном времени и в причинах ваших результатов. Но важно, чтобы группы и подгруппы подчинялись единой логике, тогда законмерности найдутся.

6. Учет личного и рабочего времени - это лишь факт того, куда потрачено время. Его не нужно смешивать с планированием, с желанием "впихнуть невпихуемое". Это всего лишь процесс- записывание, что делал и сколько времени, чтобы из этого делать выводы, как оптимизировать свое время и его покомфортнее потратить для себя.

7. Причина и следствие в расходовании вашего времени для меня такая: ваш план (или без него) - ваши действия + ключевые эмоциональные события (из вне) - трата времени куда-то - ограничения: время, ваши силы и способности - результат. А это значит: не плохо брать во внимание, что есть события, которые сильно эмоционально на вас влияют и они, как правило из вне, времени 24 часа в сутки, вы не всесильный человек, но что-то уже умеете.

8. Все 24 часа каждые сутки записывать не вижу смысла. Во-первых тогда учет времени превращается в каторгу, а не исследование, во-вторых станет отниматься много внимания. Проще начинать записывать с момента, когда начать бодрствование и заканчивать, перед сном, а то и раньше. А при подсчете времени разницу между всем временем в сутках, сном и записанным выносить в личные дела.

9. На то, что происходит в моих делал влияю я. Только или я лично или через других людей, которых обучаю, трачу на них свое время (команду например). А значит планирование буду строить также по этой закономерности.

10. Важны выводы, которые вы делаете из учтенного времени, а не сам учет этого времени. То есть, если вы будет что-то там записывать, но раз в неделю, месяц, квартал или год не будете смотреть на итоги, а лучше еще из разных сторон не искать закономерности, не переделывать #теги, не делать новые выводы, то вы и мотивацию в учете и рабочего и личного времени потеряете и выводы толковые не сделаете.